Use Case Story: Globale elektronische Akte mit i.Folder

In Patent- und Rechtsabteilungen entstehen täglich unzählige Dokumente: Erfindungsmeldungen, Zeichnungen, Verträge, E-Mails und vieles mehr. Diese werden in der elektronischen Akte gespeichert. Oft benötigen Mitarbeiter aber einen aktenübergreifenden Zugriff – z. B. für Vergleiche, Präsentationen oder bereichsübergreifende Zusammenarbeit.

Mit klassischen Aktenstrukturen ist das Auffinden von Dokumenten schwierig:

• Dokumente sind an einzelne Akten gebunden und müssen mühsam zusammengesucht werden
• Mehrfachablagen oder Kopien erhöhen das Risiko von Versionskonflikten
• Freigaben und Weiterleitungen sind umständlich
• Eine übersichtliche, explorative Navigation wie im Windows Explorer fehlt

Fehlender Überblick und ineffiziente Abläufe kosten Zeit und Nerven. Dokumente werden doppelt bearbeitet, wichtige Informationen sind schwer zugänglich und das Unternehmen verliert Geschwindigkeit im Entscheidungsprozess.

i.Folder löst dieses Problem durch eine globale elektronische Akte mit aktenunabhängigen Zugriff:

• Dokumentenzugriff unabhängig von der Akte: Suchen und finden Sie Dokumente, Fotos, Zeichnungen und E-Mails mit flexiblen Suchkriterien.
• Explorer-ähnliche Navigation: Individuelle Baumstrukturen erleichtern den Zugriff; Miniaturansichten bieten schnelle Orientierung.
• Effiziente Organisation: Legen Sie häufig genutzte Dokumente in persönlichen Favoritenordnern oder einem Warenkorb ab – ideal für die Weiterbearbeitung.
• Einfache Weitergabe: Übergabe von Dokumenten direkt an Outlook oder Notes als E-Mail-Anhang, Export nach Excel oder Übergabe an andere Systeme.
• Flexible Strukturierung: Ordner können frei benannt und Dokumente mehrfach in beliebig viele Ordner einsortiert werden.
• Kontrollierte Veröffentlichung: Freigabefunktionen ermöglichen den gezielten Zugriff im Unternehmen.

Der Mehrwert für Ihr Unternehmen

• Zeitersparnis durch schnelles Auffinden und strukturierte Ablage
• Flexibilität durch eigene Favoriten, Warenkorb und individuelle Baumstrukturen
• Produktivität durch direkte Anbindung an E-Mail-Systeme und Excel
• Transparenz durch aktenübergreifenden Zugriff auf alle Dokumente
• Kollaboration: Sichere und kontrollierte Freigabe von Dokumenten für andere Nutzer