Use Case Story: Patentinformationen gezielt bereitstellen mit I.Retrieval

Patentabteilungen verwalten eine Fülle an Informationen – von bibliographischen Daten über Rechtsstände bis hin zu vertraulichen Dokumenten in der elektronischen Akte. Häufig benötigen auch andere Abteilungen (z. B. F&E, Management, externe Partner) Zugriff auf diese Informationen.

In der Praxis ist es oft schwierig, Patentinformationen sicher zu teilen:

Die Herausforderung:

• Wie können diese Informationen zugänglich gemacht werden, ohne Sicherheitsrisiken einzugehen?
• Standardfreigaben sind meist zu grob: Entweder man zeigt alles oder gar nichts.
• Rückfragen an die Patentabteilung blockieren wertvolle Arbeitszeit.
• Dokumente müssen oft manuell weitergegeben werden – mit dem Risiko, dass falsche oder veraltete Versionen im Umlauf sind.

Ohne klare und sichere Informationsweitergabe entsteht ein Spannungsfeld: Einerseits werden Innovations- und Entwicklungsprozesse ausgebremst, weil wichtige Daten fehlen. Andererseits drohen Risiken durch unkontrollierte Weitergabe sensibler Informationen.

i.Retrieval löst dieses Problem durch ein fein steuerbares Zugriffsmodell:

• Rollen- und Rechte-System: Sichtbarkeit lässt sich bis auf Feldebene definieren – jedes einzelne Datenfeld aus PatInForm kann gezielt freigegeben oder verborgen werden.
• Dokumentenfreigabe: Über die Option „Freigabe über das Intranet“ in PatInForm entscheidet die Patentabteilung, welche Dokumente der elektronischen Akte für andere Benutzer sichtbar sind.
• Einfacher Zugriff: Berechtigte Anwender greifen über ihren Active-Directory-Account auf die freigegebenen Informationen zu.
• Kontrollierte Transparenz: Die Patentabteilung behält jederzeit die Hoheit über Daten und Dokumente, während andere Anwender genau die Informationen erhalten, die sie benötigen.

Der Mehrwert für Ihr Unternehmen

• Sichere Informationsweitergabe ohne Kontrollverlust
• Hohe Flexibilität durch granulare Rechtevergabe bis auf Feldebene
• Effizienzsteigerung: weniger Rückfragen an die Patentabteilung
• Nahtlose Integration in PatInForm und die elektronische Akte
• Geeignet für externe Anwender (z. B. F&E-Partner), die über AD-Zugänge arbeiten